Tinand seama de faptul ca ne apropriem de finalul anului 2011, luand in considerare respectarea prevederilor financiar–contabile:

- Legea contabilitatii 82/1991,republicata si modificata,

- OMFP 2861/ 2009

- OMFP 3055 / 200

Va supunem atentiei cateva aspecte cu privire la inventarierea patrimoniului.

Inventarierea patrimoniului sta la baza intocmirii si certificarii situatiilor financiare anuale. Inventarierea se efectueaza cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul exercitiului financiar.

Raspunderea pentru inventarierea patrimoniului revine administratorului sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului. In acest sens, administratorul va proceda la:

 1)    Numirea Comisiei de inventariere formata din cel putin 2 persoane cu pregatire tehnica si economica corespunzatoare care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii si contabilii care tin evidenta gestiunilor;

2) Emiterea deciziei de inventariere de catre administrator (consiliul de administratie), in care se va mentiona obligatoriu:

- componenta comisiei;

- numele responsabilului comisiei;

- modul de efectuare a inventarierii;

- gestiunile supuse inventarierii;

- data de incepere si terminare a operatiunilor de inventariere.

- perioada in care se va desfasura inventarierea;

- persoanele ce vor asista la inventariere (de ex. – reprezentanti ai auditorului; reprezentanti ai seviciului contabil- cei care intocmesc situatiile financiare).

 3)Luarea unor masuri tehnico – organizatorice pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru a comisiei, cum ar fi:

• Organizarea depozitarii bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora, intocmirea etichetelor de raft;
• Tinerea la zi a evidentei tehnico – operative ( fise de magazie ) si a celei contabile;
• Participarea intregii comisii la inventariere;
• Asigurarea personalului necesar pentru manipulare, sortare, cantarire, masurare, numarare, etc.;

Comisia de inventariere numita va lua urmatoarele masuri organizatorice:

1)     declaratie scrisa din partea gestionarilor din care sa rezulte:

• locurile de depozitare a bunurilor;
• daca au in gestiune si alte bunuri apartinand tertilor primite cu sau fara documente;
• are plusuri sau minusuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;
• a primit sau eliberat bunuri fara documente legale;
• are bunuri nereceptionate sau care trebuie expediate(livrate), pentru care s-au intocmit documentele aferente;
• detine numerar sau alte hartii de valoare provenite din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;
• are documente de primire – eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sa nu au fost predate la contabilitate.

In declaratia scrisa gestionarul va mentiona felul, numarul si data ultimului document de intrare/iesire a bunurilor in/din gestiune.

2) Comisia de inventariere va bara si va semna la ultima operatiune fisele de magazie si va mentiona data la care s-au inventariat bunurile.

3) Inventarierea se efectueaza la locurile de existenta, de depozitare sau de pastrare a bunurilor prin: numarare, cantarire, masurare sau prin alte mijloace de determinare a existentei faptice a acestora.

4) Bunurile inventariate, grupate pe gestiuni ( locuri de depozitare, pastrare) si categorii (ex. imobilizari corporale, necorporale, obiecte de inventar, materii prime, materiale, ambalaje, etc.) se inscriu in listele de inventariere care se semneaza de catre membrii comisiei de receptie.

5) Bunurile ce apartin altor entitati – persoane fizice sau juridice (de ex. Bunurile inchiriate, in custodie, primite spre prelucrare) se inventariaza si se inscriu in liste separate. O copie de pe aceste liste se trimite, de regula, proprietarului bunurilor, in termen de 15 zie de la efectuarea inventarierii.

6) Terenurile se inventariaza pe baza documentelor care atesta proprietatea acestora si a schitelor de amplasare.

7) Cladirile se inventariaza prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate si a dosarului tehnic a al acestora.

Pentru investitiile in curs de executie se va mentiona: denumirea, descrierea amanuntita a stadiului in care se afla pe baza devizelor de lucrari.

 9)Bunurile aflate asupra angajatilor (echipament, scule , unelte, etc) se inventariaza separat si se vor specifica persoanele care raspund de pastrarea lor.

10) Pentru a inventaria productia in curs de executie:

- se vor preda la magazie toate ansamblele, piesele, agregatele a caror prelucrare a fost terminata;

- se vor colecta din sectii sau ateliere toate deseurile si produsele reziduale si se vor intocmi documentele justificative.

 11) Inventarierea elementelor patrimoniale fara substanta materiala se face astfel:

- disponibilitatile banesti prin verificarea si confirmarea extraselor de cont eliberate de banci;

- datoriile si creantele fata de terti prin verificarea si confirmare soldurilor de catre parteneri, potrivit “Extrasului de cont “ – formular tipizat prezentat in anexa;

- datoriile/creantele fata de bugetul de stat- prin verificarea si confirmarea fisei de platitor;

12) Pentru bunurile depreciate, deteriorate sau neutilizabile, fara desfacere, greu vandabile, comenzi in curs – abandonate sau sistate, precum si pentru creantele si datoriile incerte sau in litigiu se intocmesc liste de inventariere separate.

13) Evaluarea elementelor inventariate se face astfel:

- imobilizarile corporale – la valoarea lor de piata (pentru aceasta este necesara efectuarea unei evaluari de catre evaluatori atestati) sau la valoarea de inventar (cost de achizitie / cost de productie);

 - bunurile – materii, prime, materiale, ambalaje – la valoarea lor de inventar (costul de achizitie);

 - bunurile depreciate – la valoarea de utilitate – stabilita in functie de utilitatea bunului si pretul pietei;

 - creantele si datoriile in lei – la valoarea nominala;

 - creantele , datoriile, disponibilul in valuta – la cursul de schimb din ultima zi a exercitiului financiar

Comunicat de BNR si Ministerul Finantelor;

14) Diferentele (negative) dintre soldurile scriptice si stocurile constatate cu ocazia inventarierii se inregistreaza in contabilitate, dupa efectuarea in prealabila a compensarilor admise.

Plusurile constatate la inventariere nu se inregistreaza in contabilitate.

Compensarea “plusului” cu “minusul” constatat este admisa la articolele usor confundabile datorita caracteristicilor asemanatoare. Pot fi compensate doar produsele prevazute in listele aprobate anual de catre administratori.

Rezultatele inventarierii vor fi insrise  de catre  comisia de inventariere in “Procesul  verbal de inventariere” care va contine urmatoarele elemente:

- data intocmirii;

- numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere;

- numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere;

- gestiunea inventariata;

- data inceperii si finalizarii inventarierii;

- rezultatele inventarierii;

- concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor / lipsurilor constatate precum si a persoanelor vinovate;

- volumul stocurilor depreciate si masuri de reintegrare a lor in circuitul eonomic;

- propuneri de scoatere din folosinta a obiectelor de inventar uzate;

- propuneri de casare a unor stocuri;

- alte aspece legate de gestiunea inventariata.

Procesul verbal de inventariere va fi aprobat de catre administrator in termen de 5 zile de la finalizarea inventarierii, cu aprobarea compartimentului financiar – contabil si cel juridic.

Echipa Finaco vine in sprijinul dumneavoastra cu urmatoarele formulare, necesare in cadrul procesului de inventariere:

1) Decizie pentru inventarierea patrimoniului;

2) Declaratia gestionarilor;

3) Declaratia casierului;

3) Lista de inventar ;

4) Extras de cont pentru confirmarea creantelor / datoriilor fata de terti;

5) Lista continand articolele admise la compensare la inventariere;

6) Proces verbal privind rezultatele inventarierii;

Situatiile financiare ale exercitiului 2011 (Bilantul) vor putea fi intocmite doar pe baza inventarierii patrimoniului. In cazul in care compania pe care o administrati nu va efectua inventarierea patrimoniului, acest aspect va fi mentionat in Notele Explicative la Situatiile Financiare ale anului 2011, precum si in raportul de certificare.

Totodata va sfatuim sa tineti seama si de faptul ca neefectuarea inventarierii patrimoniunului constituie contraventie conform Legii contabilitatii si se pedepseste cu amenda de la 400lei la 5.000lei.